Proses Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Menurut Ibrahim Bafadal (2003 : 7) “Proses manajemen sarana prasarana itu meliputi  perencanaan, pengadaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, inventarisasi dan penghapusan.”

1. Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang.  Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.

Sedangkan Ibrahim Bafadal (2003 : 26) mengartikan : 

Perencanaan sarana prasarana pendidikan sebagai suatu proses memikirkan dan penetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentu sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.

Keefektifan  suatu  perencanaan  tersebut  dapat  di  nilai  atau dilihat seberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan perlengkapan  sekolah  dalam  periode  tertentu.  Jika dengan pengadaan tersebut semua kebutuhan sekolah akan sarana prasarana pendidikan terpenuhi bisa dinilai bahwa perencanaan tersebut efektif.

Tetapi jika ternyata pengadaan kebutuhan tidak dapat memenuhi kebutuhan atau bahkan melebihi yang dibutuhkan maka perencanaan tidak efektif dan bersifat pemborosan. Ibrahim Bafadal menjelaskan (2003  :  27) ada beberapa karakteristik esensial perencanaan sarana dan prasarana pendidikan ini yaitu :

1.         Perencanaan merupakan proses menetapkan dan memikirkan 

2.         Objek pikir dalam perencanaan adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang dibutuhkan sekolah.

3.         Tujuan perencanaan adalah efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan sarana prasarana sekolah.

4.         Perencanaan sekolah harus memenuhi perinsip-prinsip :

a.       Perencanaan harus betul-betul merupakan proses intelektual

b.      Perencanaan didasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif mengenai masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya serta prediksi populasi sekolah.

c.       Perencanaan harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran.

d.      Visualisasi perencanaan harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek dan harganya.

Dengan adanya perencanaan diharapkan manajemen sarana prasarana pendidikan bisa dilaksanakan dengan baik. Perencanaan sangat perlu sekali untuk  dilakukan  agar  pengelola manajemen sarana pendidikan mempunyai acuan bagi pelaksanaan manajemen sarana dan prasarana pendidikan.

Secara rinci Ibrahim Bafadal (2003  :  29) mengemukakan bahwa ada beberapa langkah perencanaan sarana dan praarana di sekolah, yaitu :

1.      Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang di ajukan setiap unit kerja sekolah dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

2.      Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah.  

3.      Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang telah tersedia sebelumnya.

4.      Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang telah tersedia.

5.      Memadukan rencana kebutuhan perlengkapan sekolah dengan dana atau anggaran yang ada.

6.      Penetapan perencanaan.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Dengan kata lain merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Sedangkan pengadaan menurut sarana prasarana menurut tim dosen jurusan administrasi pendidikan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dilakukan dengan cara membeli, hadiah atau sumbangan, tukar menukar, dan sebagainya.

Selanjutnya lebih jelas menurut Ibrahim Bafadal (2003:32) pengadaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1)      Pembelian

Pembeliaan adalah suatu proses mendatangkan dan menukarnya dengan uang sesuai dengan ketentuan yang telah berlaku baik secara langsung maupun secara tidak langsung dari pabrik atau toko.

2)      Hadiah atau sumbangan

Hadiah atau sumbangan ini sifatnya sukarelawan, siapa saja orang yang peduli terhadap sekolah bisa memberikan hadiah kepada sekolah untuk menambah sarana dan prasarana di sekolah, hadiah-hadiah ini bisa berasal dari murid, guru atau staf lainnya, BP3, penerbit, lembaga-lembaga pemerintah atau swasta. Adapun bentuk dan jumlahnya terserah kepada pihak-pihak yang akan menyumbang. Untuk memperolah hadiah atau sumbangan banyak tergantung kepada kemampuan sekolah menjalin hubungan dengan sumber-sumber yang dapat dijadikan tempat meminta hadiah atau sumbangan.

3)      Tukar menukar

Untuk memperoleh tambahan perlengkapan sekolah, pengelola sekolah bisa mengadakan hubungan kerja sama dengan pengelola sekolah lain. Kerjasama tersebut berupa saling menukar perlengkapan yang dimiliki.

4)      Meminjam

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan bisa dilakukan dengan meminjam kepada pihak-pihak tertentu.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana perlu diperhatikan segi kualitas dan kuantitas barang, juga harus memperhatikan prosedur atau dasar hukum yang berlaku, sehingga sarana yang sudah ada tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

3. Pendistribusian

Menurut Ibrahim Bafadal (2003:  38) bahwa “pendistribusian atau penyaluran sarana dan prasarana merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang tersebut”. Ada tiga hal yang harus diperhatikan dalam proses pendistribusian yaitu ketepatan barang itu disampaikan (baik jumlah ataupun jenisnya), ketepatan sasaran penyimpanan, serta ketepatan kondisi barang yang akan disalurkan. Dalam kaitan dengan itu, diperoleh adanya penyusunan alokasi pendistribusian.

Dengan terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah dapat disalurkan sesuai dengan kebutuhan setiap bagian dengan melihat kondisi, kualitas serta kuantitas barang  yang ada. Dengan semakin jelasnya alokasi pendistribusian maka akan lebih mudah untuk dilaksanakan dan dikontrol setiap saat. Menurut Ibrahim Bafadal (2003: 39) mengungkapkan bahwa ada empat hal yang harus diperhatikan dalam  penyusunan alokasi pendistribusian, yaitu :

1)      Penerima barang

Penerima barang yaitu orang yang akan menerima barang dan sekaligus mempertanggung jawabkan sesuai dengan daftar barang yang diterima.

2)      Waktu penyaluran barang

Waktu penyaluran barang harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama dengan berhubungan proses belajar dan mengajar, karena dalam penyaluran barang tersebut tidak boleh menghambat dari proses belajar dan mengajar serta aktivitas pendidikan lainnya.

3)      Jenis barang yang disalurkan

Untuk mempermudah pengelolaan perlengkapan di sekolah ada beberapa cara untuk membedakan jenis perlengkapan yang ada di sekolah, misanya dengan melihat penggunaan barang tersebut.

4)      Jumlah barang yang didistribusikan  

Dalam pendistribusian, agar keadaan barang yang disalurkan dapat diketahui secara pasti dan dapat dikontrol, perlu adanya ketegasan jumlah barang yang disalurkan.

Dapat di tegaskan bahwa pendistribusian barang pada dasarnya terdapat dua sistem, yaitu sistem langsung dan system tidak langsung. Sistem pendistribusian langsung berarti barang-barang yang sudah diterima langsung  disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses  penyimpanan terlebih  dahulu. 

Sedangkan sistem pendistribusian secara tidak langsung adalah barang yang sudah di terima dan diiventariskan tidak secara langsung disalurkan, melainkan dengan melalui proses penyimpanan terlebih dahulu. Ada beberapa hal juga yang harus diperhatikan dalam asas pendistribusian yaitu: asas ketetapan, asas kecepatan, asas keamanan, dan asas ekonomis. 

Namun apabila terjadi system pendistribusian tidak langsung, maka barang-barang yang perlu disimpan, perlu mendapatkan pengawasan secara  efektif dengan dibuatkan kartu stok baru.

4. Penggunaan

Penggunaan adalah kegiatan memakai sarana prasarana pendidikan untuk kepentingan pembelajaran. Menurut Ibrahim Bafadal dari segi penggunaan terutama penggunaan sarana atau perlengkapan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu penggunaan barang habis pakai dan barang yang tidak habis pakai. Dalam penggunaan barang habis pakai harus secara maksimal dan dapat dipertanggung jawabkan pada triwulan sekali. Sedangkan dalam penggunaan barang tidak habis pakai, maka akan dipertanggung jawabkan pada periode satu tahun sekali. 

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan sarana dan prasarana pendidikan, yaitu :

1)      Penyusunan jadwal penggunaan harus dihindari benturan dengan kelompok lainnya.

2)      Hendaklah kegiatan-kegiatan pokok sekolah merupakan perioritas utama.

3)      Waktu/jadwal penggunaan hendaknya diajukan pada awal tahun ajaran.

4)      Penugasan atau penunjukan perspnil sesuai dengan keahlian pada bidangnya, misalnya: petugas laboratotium, perpustakaan, operator computer dan sebagainya. 

5)      Penjadwalan dalam penggunaan sarana dan prasarana sekolah antara kegiatan intra kurikuler dengan ekstrakulikuler harus jelas. (Tim Dosen Jurusan Adpend, 2003: 56)

Dalam hal penggunaan juga terdapat dua prinsip yang harus diperhatikan seperti yang di ungkapkan oleh Ibrahim Bafadal (2003: 42), yaitu :

1)      Prinsip efektifitas

Prinsip efektifitas berarti semua pemakaian sarana dan prasarana pendidikan disekolah harus ditujukan semata-mata dalam rangka untuk memperlancar pencapaian tujuan pendidikan di sekolah baik secara langsung maupun tidak langsung.

2)  Prinsip efisiensi

Prinsip efisiensi berarti semua pemakaian sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus dilakukan dengan cara hemat dan hati-hati sehingga semua sarana dan prasarana yang ada tidak cepat habis, rusak, ataupun hilang. 

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa sarana sekolah harus bisa dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya secara optimal, serta manfaat dari penggunaan sarana sekolah atau alat bantu belajar dalam proses belajar dan mengajar harus dapat memberikan konstribusi maksimal dalam pencapaian tujuan pendidikan.

5. Pemeliharaan

Pemeliharaan atau perawatan adalah kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang tetap dalam kegiatan baik dan berfungsi dengan baik juga. Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan ukuran keadaan barang (setiap hari, secara berkala atau jangka waktu tertentu sesuai dengan petunjuk penggunaan).

Pemeliharaan dapat dilakukan oleh pemegangnya/penanggungjawabnya.  Pemeliharaan bisa juga dengan memanggil tukang /ahli servis. Dalam hal ini pemeliharaan mencakup segala daya dan upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar sarana faasilitas tetap dalam keadaan baik.

Menurut Ibrahim Bafadal (2003: 49) ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah jika ditinjau dari beberapa segi, yaitu :

1)      Ditinjau dari sifatnya :

§  Pemeliharaan yang bersifat pengecekan

§  Pemeliharaan yang bersifat pencegahan

§  Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan 

§  Pemeliharaan yang bersifat perbaikan berat

2)      Ditinjau dari waktu perbaikan

§  Pemeliharaan sehari-hari

§  Pemeliharaan berkala  

Pemeliharaan sangat penting dilakukan agar sarana prasarana yang dimiliki sekolah tidak mudah rusak. Pemeliharaan bisa dikatakan hanya sebagai suatu usaha pencegahan agar sarana dan prasarana yang ada bisa lebih tahan lama karena pada dasarnya setiap barang pada akhirnya akan mengalami kerusakan. 

6. Inventarisasi 

Inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang-barang secara tertib dan teratur. Untuk keperluan pengurusan dan pencatatan ini harus disediakan instrument administrasi antara lain buku penerimaan barang, buku pembeliaan barang, buku induk inventaris, buku golongan inventaris buku bukan inventaris, buku stok  barang. 

Secara definitif inventarisasi menurut Ibrahim Bafadal (2003 : 55) merupakan  “pencatatan dan penyusunan daftar barang milik Negara secara sistematis, tertib, dan teratut menurut ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku”.

Proses inventarisasi harus dilakukan agar tercipta ketertiban administrasi barang, penghematan keuangan, mempermudah dalam pemeliharaan barang. Lebih lanjut inventarisasi ini dapat menyediakan data atau informasi yang akan dibutuhkan dalam menentukan kebutuhan sekolah.

Dapat diambil kesimpulan dari uraian di atas bahwa inventarisasi merupakan kegiatan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi hak sekolah kedalam daftar inventaris barang secara teratur dan menurut ketentuan yang berlaku, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang yang menjadi milik  Negara. Inventarisasi sendiri bertujuan untuk menciptakan tertib administrasi barang milik Negara yang dimiliki oleh sekolah.

7. Penghapusan  

Bila besarnya biaya rehabilitasi sesuatu barang inventaris telah tidak sesuai dengan daya pakainya, artinya bila biaya rehabilitasinya terlalu besar sedang daya pakainya terlalu singkat, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar inventaris.

Menurut Ibrahim Bafadal (2003: 62) secara definitive penghapusan adalah “kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga  (bisa juga barang milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan undang-undang yang berlaku”.

Adapun tujuan dari proses penghapusan dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan menurut Ibrahim Bafadal (2003: 62) adalah sebagai berikut:

1)      Mencegah atau membataasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk pemeliharaan atau memperbaiki perlengkapan yang rusak.

2)      Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.

3)      Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengamanan.

4)      Meringankan beban inventarisasi. 

Sarana dan prasarana pendidikan yang memenuhi syarat penghapusan adalah barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dimanfaatkan lagi, tidak sesuai dengan kebutuhan, kuno, terkena larangan, mengalami penyusutan, biaya pemeliharaan tidak seimbang dengan kegunaannya, berlebihan, dicuri, diselewengkan, terbakar atau musnah karena bencana alam.